SOLSOL přechází na cloudové ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central

Implementace cloudového ERP Business Central, která trvala jen 3 měsíce, přinesla zákazníkovi do nákupu, skladu a financí rychlý pokrok. Projekt zahrnoval integraci IFRS standardů a optimalizaci skladu, posílil jednoduchý prodej.

Realizace 2023

Případové studie

Profil zákazníka

Společnost SOLSOL s.r.o. funguje na českém trhu od roku 2012. Zabývá se velkoobchodním prodejem solárních panelů a střídačů renomovaných výrobců. Je lídrem v oblasti B2B distribuce fotovoltaických technologií s exkluzivním zastoupením značek AWG, Growat pro východní a střední Evropu. Firma SOLSOL s.r.o. dosud dodala do regionu střední Evropy přes 600 tisíc fotovoltaických panelů (250 MWp), zejména na střešní instalace rodinných domů a továrních hal. V dnešní době informační systém využívá 50 uživatelů.

Naše firma měla velmi ambiciózní cíle, věděli jsme, že projekt musí být dokončen do 3 měsíců navíc pod podmínkou, že procesy a obchod ve firmě budou pokračovat bez omezení. Díky vzájemné spolupráci s projektovým manažerem a konzultanty se podařilo dosáhnout cíle včas. Již první fáze implementace přispěla k zefektivnění hlavního procesu. Umožnila společnosti relokovat část pracovníků na jiné pozice a především umožnila vzájemné propojení všech segmentů společnosti. V další fázi se zaměřujeme na rozšíření o části e-commerce, digitální zpracování dokumentů a pokrytí podpůrných procesů s vazbou na servisní činnost.
Z naší strany hodnotíme první fázi projektu jako velmi úspěšnou.

Miroslav Kolář

CFO

Výchozí situace, cíle projektu

Se stávajícím řešením Pohoda již nebyla podpora pro společnost SOLSOL dostatečná, dlouhodobě udržitelná a bránila v plnění rozvojových cílů stanovených společností. Stávající řešení mělo pomalé odezvy, nebylo komplexní, nepokrývalo všechny firemní procesy a neumožňovalo rozvoj společnosti. Bylo fragmentované a pokryté různými aplikacemi a tím příliš komplikované pro jejich uživatele. Některá provozní data byla uložena v excelových souborech a část skladových procesů byla dokonce vedena v papírové podobě. Dále stávající systém neumožňoval roll-outy do zahraničních zemí, kde společnost plánuje zakládat své pobočky. Nebylo možné účtovaní dle IFRS mezinárodních standardů.

Mezi hlavní cíle společnosti SOLSOL patřilo najít silného IT partnera, který bude schopný plně outsourcovat celé IT oddělení včetně provozu ERP systému. Chtěli najít stabilní a perspektivní systém a uživatelsky přívětivé řešení. Mezi další potřeby týkající se ERP patřila digitalizace procesů, zejména těch skladových od nákupu až po fakturaci včetně propojení s firemním prostředí Microsoft 365 a zákaznickým B2B portálem. Důležitá byla také možnost rolování ERP řešení do zahraničních poboček, digitalizace schvalovacích procesů, účtování pomocí IFRS standardů. Podmínkou bylo také snadné rozšiřování ERP řešení do budoucna jakýmkoliv směrem a přizpůsobení se rychle měnícím požadavkům trhu.

Přínosy

Celková digitalizace firemních procesů
Zefektivnění práce a snížení časové náročnosti související s obsluhou zákazníka a realizaci dodávek zboží
Standartní rozhraní umožňující napojení produktů a služeb třetích stran
Mobilní aplikace
Propojení ERP systému s ekosystémem Microsoft včetně office 365 a Power Automate
Možnost využití IFRS účetních standardů

Popis řešení

Implementace
Implementace byla pro nás i zákazníka velmi intenzivní a probíhala s využitím Agilní metodologie implementace, která zajistila dodržení ambiciózní délky trvání pouhé 3 měsíce. Týkala se oblastí nákupu, prodeje, skladového hospodářství s využitím WMS, logistiky a financí. Součástí implementace byly také integrace na systémy třetích stran (B2B portál).

Vzhledem ke krátkému času implementace řešení, jsme se zaměřili na zajištění všech základních procesů společnosti s cílem se maximálně přiblížit standardnímu řešení. V současné době pracujeme na zefektivnění a automatizaci vybraných procesů s cílem dosažení maximální efektivity fungování společnosti SOLSOL.

Oblast financí
Problematika oblasti financí se týkala zprovoznění standartních procesů (Hlavní kniha, správa saldokonta, komunikace s bankami, DPH, Intrastat) včetně zohlednění registrace společnosti k DPH v Holandsku. V budoucnu firma SOLSOL počítá s využitím IFRS standardů, díky kterým je ERP připraven na roll-out řešení do zahraničních poboček firmy.

Oblast skladu
Vzhledem k tomu, že společnost spravuje zásoby ve vysokých objemech – stovkách milionů korun – na mnoha lokacích, včetně zahraničí, bylo nutné najít vhodné řešení podporující realizaci hladkého a včasného dodání zboží k zákazníkovi. Zvolené řešení využívá výhod systému řízeného skladu s využitím čteček čárových kódů, které jsou integrovány do samotného ERP.

Firmě SOLSOL to umožnilo zefektivnit a zeštíhlit skladové procesy s pomocí evidence sériových čísel a zajistit jednoznačnou evidenci zboží dodávaného zákazníkům včetně sledování záručních lhůt.
Díky přímému napojení na aplikaci Balíkobot pomocí vlastního řešení Parcels jsme zefektivnili proces expedice skladu. Ukončili jsme časově náročný export doručovacích údajů z ERP k jednotlivým dopravcům.

Prodej
Specifikem společnosti v rámci obchodního procesu je dlouhý a sofistikovaný proces pořízení zboží, přičemž navazující prodej je možno realizovat jak z České republiky, tak přímo ze zahraničních skladů. Do poslední chvíle není známo, ze kterého skladu bude zboží zákazníkovi expedováno. Zjednodušením tohoto procesu jsme do systému zakomponovali funkce výpočtu dostupnosti, automatické tvorby transferů, rezervací a změn skladu na prodejních dokladech s různými jazykovými mutacemi.

V současné době je společnost SOLSOL schopna realizovat fakturaci s přímým propojením na skladovou evidenci s vazbou na požadavky zákazníků buď elektronickou formou, nebo prostřednictvím B2B portálu. Implementace umožnila celkové zefektivnění a automatizaci prodejního procesu s online přehledy prodejů pro jednotlivé prodejce.

Integrace na třetí strany
Součástí prví fáze implementace bylo i napojení na firemní B2B portál. Připravené rozhraní následně využije společnost v komunikaci s dalšími obchodními platformami. V oblasti Business Inteligence pokrýváme některé části již v rámci systému. Pro plánování a forecasting realizujeme projekt datového skladu a dynamického plánování a forecastingu ve spolupráci se společností INEKON SYSTEMS.