TreeINFO Podateľňa

Spracovanie prichádzajúcej a odchádzajúcej pošty je vo väčšine organizácií náročné, roztrieštené a závislé od manuálnych krokov. Dokumenty prichádzajú e-mailom, fyzicky, prostredníctvom elektronických schránok štátu alebo interných kanálov a bez jednotného systému sa ľahko strácajú, duplicitne evidujú alebo čakajú na doručenie zodpovednej osobe. Chýba prehľad o tom, čo bolo prijaté, kto má dokument riešiť a či bol skutočne spracovaný včas.

TreeINFO Podateľňa pre Microsoft 365 prináša centralizovanú a transparentnú evidenciu všetkej pošty v rámci jednej platformy. Prichádzajúce dokumenty sú okamžite zaevidované, smerované na zodpovedné osoby a zaradené do riadeného workflow. Odchádzajúca pošta prechádza štandardizovaným procesom schválenia a odoslania, vrátane možnej integrácie na elektronické schránky portálu Slovensko.sk a podpory dôveryhodnej archivácie.

Výsledkom je prehľadný, plne kontrolovaný a auditovateľný proces, ktorý znižuje administratívnu náročnosť, eliminuje chyby a zabezpečuje, že žiadny dokument nezostane bez reakcie. Organizácia tak získava rýchlejší tok informácií, vyššiu mieru zodpovednosti a modernú digitálnu podateľňu prepojenú s ďalšími agendami – od zmlúv cez faktúry až po spisovú službu.
 

Proces sa začína prijatím dokumentu,  či už fyzicky, e-mailom, interným odovzdaním alebo prostredníctvom elektronickej schránky štátu. Každá položka je okamžite zaevidovaná do jednotného registra pošty v prostredí Microsoft 365. Systém automaticky doplní základné metadáta, zaradí dokument do správnej kategórie a zabezpečí, že je od prvého momentu jednoducho dohľadateľný.

Následne Podateľňa odovzdá dokument zodpovednej osobe alebo útvaru. Používatelia majú jasný prehľad o svojich úlohách a môžu dokument ďalej spracovať – napríklad ho schváliť, doplniť, vrátiť alebo postúpiť kolegovi. Každý krok je riadený workflow, ktorý zabezpečuje plynulý tok informácií a eliminuje zdržania spôsobené manuálnym odovzdávaním.

Pri odchádzajúcej pošte prebieha proces opačným smerom. Dokument sa pripraví, doplní o potrebné metadáta a v prípade potreby prejde interným schválením. Po odoslaní – či už fyzicky, e-mailom alebo prostredníctvom elektronických schránok – systém zaznamená čas odoslania, spôsob doručenia aj adresáta. Vždy je tak zrejmé, kedy bola pošta odoslaná a či bola vybavená v súlade s internými pravidlami.

Počas celého životného cyklu dokumentu je zabezpečená plná transparentnosť. Používatelia majú prehľad o tom, kde sa dokument nachádza, kto je za jeho vybavenie zodpovedný a či bol dokončený v požadovanom termíne. Organizácia tak získava modernú digitálnu podateľňu, ktorá zrýchľuje prácu, zvyšuje mieru zodpovednosti a poskytuje ucelený prehľad o všetkých prichádzajúcich aj odchádzajúcich dokumentoch.