TreeINFO Podatelna

Zpracování příchozí a odchozí pošty je ve většině organizací náročné, roztříštěné a závislé na manuálních krocích. Dokumenty přicházejí e-mailem, fyzicky, přes datové schránky nebo interní kanály a bez jednotného systému se snadno ztrácejí, duplikují nebo čekají na doručení k odpovědné osobě. Chybí přehled o tom, co bylo přijato, kdo má dokument řešit a zda byl skutečně zpracován včas.

TreeINFO Podatelna pro Microsoft 365 přináší centralizovanou a transparentní evidenci veškeré pošty v rámci jedné platformy. Příchozí dokumenty jsou okamžitě zaevidovány, směrovány na odpovědné osoby a zařazeny do řízeného workflow. Odchozí pošta prochází standardizovaným procesem schválení a odeslání, včetně integrace na ISDS a podpory důvěryhodné archivace.

Výsledkem je přehledný, plně kontrolovaný a auditovatelný proces, který snižuje administrativní náročnost, eliminuje chyby a zajišťuje, že žádný dokument nezůstane bez reakce. Organizace získává rychlejší tok informací, vyšší odpovědnost a moderní digitální podatelnu propojenou s dalšími agendami – od smluv přes faktury až po spisovou službu.
 

Proces začíná přijetím dokumentu – ať už fyzicky, e-mailem, interním předáním nebo prostřednictvím datové schránky. Každá položka je okamžitě zaevidována do jednotného registru pošty v Microsoft 365. Systém automaticky doplní základní metadata, zařadí dokument do správné kategorie a zajistí, že je od prvního okamžiku dohledatelný.

Následně TreeINFO Podatelna předá dokument odpovědné osobě nebo útvaru. Uživatelé mají jasně vidět své úkoly a mohou dokument dále zpracovat — například jej schválit, doplnit, vrátit či předat kolegovi. Každý krok je řízený workflow, které zajišťuje rychlý tok informací a eliminuje zádrhele způsobené ručním předáváním.

U odchozí pošty probíhá proces obráceně. Dokument se připraví, doplní o nezbytná metadata a projde případným interním schválením. Po odeslání – ať už fyzicky, e-mailem nebo prostřednictvím ISDS – je zaznamenán čas, způsob doručení a adresát. Díky tomu je vždy jasné, kdy byla pošta odeslána a zda byla vyřízena podle interních pravidel.

Během celého cyklu je zajištěna plná transparentnost. Uživatelé vidí, kde se dokument nachází, kdo je za jeho vyřízení odpovědný a zda byl dokončen v požadovaném termínu. Organizace tak získává moderní digitální podatelnu, která urychluje práci, zvyšuje odpovědnost a poskytuje ucelený přehled o všech příchozích i odchozích dokumentech.