TreeINFO Objednávky

Riadenie objednávok patrí vo firmách medzi najviac zaťažujúce procesy a často prebieha prostredníctvom e-mailov, zdieľaných tabuliek alebo nejednotných formulárov. To vedie k duplicite údajov, chybám, oneskorenému schvaľovaniu a obmedzenej kontrole nad firemnými nákladmi. Chýba jednotné miesto pravdy aj rýchla dohľadateľnosť toho, čo bolo objednané a v akej fáze sa požiadavka nachádza.

TreeINFO Objednávky pre Microsoft 365 prinášajú štandardizované, transparentné a plne digitálne workflow, ktoré zrýchľuje celý životný cyklus objednávok – od vzniku požiadavky až po jej schválenie a nadväznosť na ďalšie procesy, ako sú žiadanky, zmluvy, faktúry či iné agendy. Používatelia pracujú v známom prostredí M365, kde majú všetko prehľadne dostupné podľa svojich rolí a kompetencií.

Riešenie zjednocuje evidenciu, schvaľovací proces, kontrolu limitov, históriu zmien aj reporting do jedného centrálneho systému. Vďaka tomu získava organizácia jasný prehľad o nákupoch, znižuje chybovosť, skracuje schvaľovacie časy a zabezpečuje lepšiu kontrolu nad nákladmi naprieč firmou.
 

Proces sa začína vytvorením novej objednávky, zvyčajne na základe internej potreby alebo nadväznej žiadanky. Používateľ vyplní jednotný formulár, zvolí dodávateľa, predmet objednávky a finančné parametre. Systém automaticky doplní potrebné údaje z preddefinovaných číselníkov a zabezpečí, aby dokument obsahoval všetky povinné náležitosti.

Po uložení je objednávka zaradená do schvaľovacieho workflow, ktoré sa riadi typom objednávky, jej hodnotou a kompetenciami zodpovedných osôb. Riešenie tak zabezpečuje, že každý krok vykoná osoba s príslušnými oprávneniami. Používatelia sú o nových úlohách informovaní notifikáciami a môžu objednávky schvaľovať priamo v prostredí Microsoft 365. V prípade potreby môžu pridať komentár, vrátiť dokument na doplnenie alebo ho delegovať na iného schvaľovateľa.

Po absolvovaní všetkých povinných schvaľovacích krokov je objednávka automaticky zaradená medzi platné dokumenty. Následne ju možno exportovať, odoslať dodávateľovi, odovzdať na spracovanie do ERP alebo prepojiť s ďalšími agendami – napríklad s faktúrami, kde je možné neskôr sledovať plnenie a porovnávať skutočnú fakturáciu s pôvodne schváleným požiadavkom.

Celý proces je transparentný od začiatku až po ukončenie. Používatelia majú jasný prehľad o stave objednávky, histórii zmien aj zodpovedných osobách. Vďaka tomu sa výrazne znižuje počet dotazov a dohľadávania a organizácia získava ucelený a kontrolovaný nákupný proces, ktorý eliminuje riziká, zrýchľuje tok informácií a zvyšuje rozpočtovú zodpovednosť naprieč tímami.