Migrace 12 500 uživatelů banky Česká spořitelna na platformu Microsoft 365

Česká spořitelna je z hlediska počtu klientů největší bankou v České republice. Poskytuje služby jednotlivcům, malým a středním firmám i městům a obcím. Zároveň je součástí silné bankovní skupiny Erste Group, která působí ve střední a východní Evropě, prostřednictvím sítě více než 2 600 poboček v sedmi zemích. 

Česká spořitelna řadu let využívala pro poštu, volání, chat, ukládání a sdílení souborů a další služby Google platformu G suite. Vzhledem k tomu, že je banka členem Erste Group, kde se standardně využívá pro komunikaci a spolupráci Microsoft 365, došlo k rozhodnutí migrace právě na tuto platformu. Česká spořitelna chtěla tento krok využít také k posunu své interní komunikace a spolupráce na vyšší úroveň a zefektivnění týmové práce. Zároveň chtěla nabídnout prostor pro další růst a využívání pokročilých možností automatizace a řešení agend pomocí účelově vytvořených aplikací. Tím chtěla i položit základy pro budoucí posun směrem k využívání Microsoft AI platformy, za účelem dalšího zefektivňování interních procesů a poskytovaných služeb zákazníkům.

Hlavním cílem projektu byla migrace celé banky a všech 12 500 uživatelů do prostředí Microsoft 365. Samotná technická migrace jako přesun e-mailů, souborů a migrace služeb by ale nepřinesla kýžené efekty, pokud by projekt nebyl od začátku postaven zároveň jako kulturní změna, kde v centru zájmu je jednotlivec a tým.

Pro banku jsme navrhli a zrealizovali komplexní transformační projekt. Klíčovým faktorem úspěchu projektu byl zkušený tým vybavený znalostmi z několika oblastí - technické, bezpečnostní, oblasti compliance i oblasti adopce. Řešení pokrývá celou sadu nástrojů Microsoft 365 s Microsoft Cloud Security Services. V rámci dodávky byly použity nástroje Azure services a Power Platform. Dodána a implementována byla i zařízení Microsoft Teams Rooms.

Projekt byl zahájen v listopadu 2020 fází assessementu a pokračoval implementační fází od února do dubna 2021. Následně došlo ve 4 paccích k migraci e-mailů a kalendářů do prostředí Outlook, přechodu do MS Teams, převedení souborů do OneDrive a SharePoint a k migraci dalších aplikací a scriptů. Tato fáze byla ukončena na konci října 2021. Do konce ledna 2022 pak probíhala další podpůrná fáze, tzv. babysitting.

Pro technickou část migrace AUTOCONT spolu s partnery Orbit s.r.o., Greycorbel s.r.o. a CES EA dodali řadu specifických migračních nástrojů, které umožnily řízenou a rychlou migraci a podpořily informovanost a uživatelskou spokojenost se samotným procesem. Migrace probíhala v několika vlnách. Zaměstnanci zařazení do vlny, prošli informační částí, školeními, vlastní migrací a zesílenou podporou po migraci. Na každého z 12 500 zaměstnanců probíhala nejen hromadná, ale i individuální komunikace specifických termínů pro danou osobu dle zařazení do migrační vlny. Pro tento účel AUTOCONT vyvinul nástroj, postavený na Microsoft Power Automate. Migrace z on-premise prostředí do cloudu přináší okamžité benefity a výrazný okamžitý přínos pro uživatele. Zde ovšem šlo o migraci z cloudu do cloudu. Zaměstnanci České spořitelny využívali intenzivně Google služby a byli tedy zvyklí s cloudovými úložišti pracovat. Principy práce v Google G Suite a Microsoft 365 se ale liší. Microsoft posunuje možnosti dál a nabízí komplexní prostředí pro práci týmu. Jednotlivé aplikace Microsoft 365 ale bylo třeba vysvětlit a zasadit je do kontextu použití v bance – dle role či tribu. 

V adopční kampani se naši specialisté řídili osvědčenými postupy a metodikami Microsoft Adoption and Change Management Framework, Office365 User Adoption Guide a PROSCI. Definovali strategii a pravidelně komunikovali relevantními komunikačními kanály tak, aby všichni měli ve správný čas dostatek informací. Byl připraven komplexní adopční portál, nastavena rozsáhlá podpora, školení i materiály včetně textových i video návodů. Tyto standardní prostředky AUTOCONT doplnil o účelově vytvořené interaktivní průvodce vytvořené v Power Apps. Aplikace Power Apps byly využity i pro problematiku FAQ, pro rezervaci konzultací, řízení podpory a další podpůrné činnosti.

Zákazník již plně pracuje v prostředí Microsoft 365, hlavní cíl byl tedy splněn. Nastavené řešení nyní poskytuje obrovský potenciál pro další expanzi a integraci s dalšími aplikacemi využívanými v České spořitelně a celé Erste Group. Jako příklad již realizovaného benefitu lze uvést integraci intranetu banky do MS Teams. Specialisté společnosti AUTOCONT nadále pokračují v podpoře zaměstnanců a zefektivňování jejich práce s nástroji Microsoft 365.