Úspěšná tenant to tenant migrace Microsoft 365 do prostředí skupiny Erste Group

Česká spořitelna je z hlediska počtu klientů největší bankou v České republice. Poskytuje služby jednotlivcům, malým a středním firmám i městům a obcím. Zároveň je součástí silné bankovní skupiny  Erste Group, která působí ve střední a východní Evropě, prostřednictvím sítě více než 2 600 poboček v sedmi zemích. Česká spořitelna poskytuje bankovní služby také skupině ARICOMA, do které patří společnost AUTOCONT.

Skupina ERSTE Group pokračuje v IT integraci bankovních institucí dle dlouhodobého plánu. Jedním z cílů je integrace prostředí Microsoft 365 tak, aby efektivita spolupráce uživatelů Microsoft 365 napříč skupinou byla co nejvyšší. 

Pro banku jsme navrhli a zrealizovali komplexní migrační projekt. Rozhodujícím faktorem úspěchu projektu byl zkušený tým, jehož klíčoví konzultanti měli neocenitelné zkušenosti z předchozí migrace z Google Suite do prostředí Microsoft. Zapojeni byli odborníci na technologie, bezpečnost, compliance, governance i adopci a komunikaci. Řešení pokrývalo kompletní portfolio Microsoft 365 aplikací včetně Dynamics 365. 

Realizována byla migrace z tenantu České spořitelny do tenantu Erste Group. Česká spořitelna se tak připojila do skupinového prostředí po bok Erste Bank und Sparkasse (Rakousko), Slovenské sporiteľni (Slovensko), Erste Bank Hungary (Maďarsko), Banca Comerciala Romana (Rumunsko) a Erste Bank a.d. Novi Sad (Srbsko).

Projekt v kostce
Projekt byl zahájen v červnu 2022 fází assessmentu a pokračoval migrační fází do prosince 2022. Klíčovým milníkem byla fyzická migrace během prodlouženého víkendu v listopadu, kdy byl využit státní svátek tak, aby dopad na uživatele byl co nejmenší. Po tomto milníku uživatelé začali plně pracovat v prostředí Erste Group. Následně probíhala podpora uživatelů a babysitting po dobu dalších třech měsíců.

Na projektu pracoval mezinárodní tým, bylo zapojeno více než 50 odborníků ze strany dodavatele i ze strany České spořitelny včetně administrátorů z Erste Group. Hlavním jednacím jazykem tak v mezinárodním prostředí byla angličtina.  Pro technickou část migrace dodal AUTOCONT společně se specialisty partnerů ze společností ORBIT, GreyCorbel, CES EA a SoftwareONE řadu specifických nástrojů a postupů, které umožnily řízenou a rychlou migraci. V rámci projektu náš adopční tým po celou dobu zajišťoval informovanost uživatelů, jejich připravenost na změnu a podporoval uživatelskou spokojenost se samotným procesem. 

Uživatelé byli informováni o projektu a jeho přínosech, o připravovaných krocích dle jednotlivých aplikací Microsoft  365. Na každou skupinu, případně uživatele, probíhala specifická komunikace zahrnující kompletní informace o přípravných krocích, nastavených procesech, školeních a podpoře. Na informování a podpoře svých kolegů se podíleli rovněž ambasadoři z řad zaměstnanců. 

Postupná migrace nebo velký třesk?
Pro realizaci projektu byly zvažován přístup postupné migrace ve vlnách nebo migrace v rámci jedné vlny „velkým třeskem“. S ohledem na potřebu minimalizovat dopad na byznys byla zvolena varianta jedné vlny. Tento proces byl ověřen pilotní migrací, která u takto komplexních projektů je obvykle rozdělná do dvou fází. V první fázi proběhla migrace IT a následně, již praxí ověřenými postupy, migrace všech uživatelů. Tento přístup banka ocenila, migrace proběhla dle plánu, bez dopadu na byznys a během migrace nenastal žádný zásadní incident. Dílčí problémy byly následně operativně vyřešeny.

Komplexnost celého migračního projektu podtrhuje rozsah migrace, které zahrnovala služby Microsoft 365 včetně dat a souborů, Dynamics 365 a cca 100 dalších aplikací, přičemž v této souvislosti se do projektu zapojilo dalších 100 aplikačních správců ze strany České spořitelny a jejích externích partnerů. Zároveň všechny služby Microsoft 365 a veškerá data byly zabezpečeny dle bezpečnostního standardu Erste Group. Pro řízení průběhu migrace a celého projektu včetně zajištění plné informovanosti všech zainteresovaných pracovníků byla využita osvědčená aplikace na řízení projektů Task Control společnosti Orbit. 

Po migraci pak probíhala významně zesílená podpora a rovněž školení a informování uživatelů o nových možnostech, které začlenění do prostředí Erste Group přineslo. Osvědčenou praxí při migraci takto velkého počtu uživatelů je maximální zkapacitnění podpory. Velkou část dotazů a požadavků zachytil adopční tým dodavatele, prostřednictvím určeného týmu v Teams. Odlehčil tak nápor na Helpdesk České Spořitelny. Společnými silami tak byly zvládnuty náročné první dny po migraci. Po odbavení prvního náporu požadavků uživatelů se situace stabilizovala a postupně byly odbaveny všechny požadavky.

Celkový dojem a další výzvy
Uživatelé po začlenění do prostředí Erste Group pozitivně hodnotili snadné připojování na schůzky a jejich plánování s možností vidět do kalendářů kolegů, jednoduché sdílení souborů v rámci celé skupiny a také zcela přirozenou spolupráci v týmech. Vedle těchto přínosů se projekt stal i příležitostí opět se ještě více zaměřit na další možnosti Microsoft 365, prohloubit znalosti uživatelů a posílit celkové kompetence ve využívání cloudových služeb Microsoftu do budoucna. 

Projekt proběhl podle plánu, byznys nebyl projektem narušen, byly dodrženy stanovené termíny a klíčové milníky a z pohledu zákazníka byl projekt hodnocen jako úspěšný.