Automatisierung von Rechnungs- und Vertragsprozessen bei Heineken Slowakei

Heineken Slovakia ist eine der führenden slowakischen Brauereien. Das Unternehmen steuert komplexe Abläufe – von der Getreideverarbeitung in der Mälzerei in Hurbanov bis hin zur Herstellung und zum Vertrieb von Bier und Cider weltbekannter Marken. Seit 1995 gehört Heineken Slovakia zur Heineken N.V., der größten Brauereigruppe Europas und zweitgrößten weltweit.

Vor Beginn des Projekts stand der Kunde vor mehreren zentralen Herausforderungen.
Die Ansammlung von Rechnungen in Engpässen und die manuelle Bearbeitung führten zu einem hohen Risiko von Zahlungsverzögerungen. Langwierige und intransparente Genehmigungsprozesse über E-Mail und Papierdokumente beeinträchtigten die Effizienz zusätzlich. Der unkontrollierte Austausch von Dokumenten zwischen den Abteilungen verursachte Informationsverluste.

Die kostspielige und ineffiziente Verarbeitung eingehender Rechnungen stellte eine weitere finanzielle Belastung dar. Zudem bestanden Risiken durch ungesicherten Zugriff auf Dokumente, wodurch sensible Kundendaten gefährdet wurden. Fehlende Registrierungs- und Nachverfolgungsmechanismen erhöhten zudem das Risiko von Dokumentenverlusten und gefährdeten die Zuverlässigkeit der Geschäftsprozesse. Insgesamt war das Unternehmen vor der Projektumsetzung mit einer Reihe von Problemen konfrontiert, die auf manuelle Dokumentenprozesse und mangelnde Transparenz zurückzuführen waren.

Wir haben das Projekt erfolgreich umgesetzt, mit dem Ziel, die Unternehmensprozesse zu optimieren und zu modernisieren. Einer der wichtigsten Schritte war die Standardisierung der Vorlagen und Prozesse für die Erstellung von Investitionsverträgen. Das neue System ermöglicht es, Verträge anhand von Vorlagen zu erstellen und diese anschließend über Workflows an die zuständigen Mitarbeitenden weiterzuleiten. Dadurch wird eine effiziente Ergänzung, Kommentierung und Freigabe der Verträge sichergestellt. Ein wichtiger Bestandteil ist zudem die transparente Dokumentation der Versions- und Revisionshistorie, die zur Nachvollziehbarkeit der Unternehmensprozesse beiträgt.

Im nächsten Projektabschnitt haben wir die Einführung eines sicheren Archivs umgesetzt. Alle bearbeiteten Verträge und Rechnungen – einschließlich der zugehörigen Unterlagen und der eingescannten, unterschriebenen Originale – werden systematisch in einer Verzeichnisstruktur abgelegt. Die Archivierung erfolgt sicher und der Zugriff auf die Dokumente wird gemäß der festgelegten Benutzerrechte gesteuert.

Die Automatisierung des Rechnungsbearbeitungsprozesses haben wir durch die Implementierung des OCR-Systems OpenText Capture Center realisiert. Dieses System ermöglicht das automatische Auslesen von Kopfzeileninformationen aus eingehenden Rechnungen – sowohl in Papierform als auch als PDF. Durch den Einsatz von Machine Learning erzielt das System eine deutlich höhere Erkennungsrate im Vergleich zu anderen Lösungen.

Die Integration der OpenText Content Suite Platform mit SAP war ein zentraler Faktor zur Beschleunigung der Unternehmensprozesse. Diese Integration ermöglicht die sofortige Erfassung von Rechnungen in SAP und bietet den Nutzern eine transparente Übersicht über den Rechnungsstatus. Jeder Nutzer kann das System über seine native Anwendung nutzen, was die Effizienz sowohl der Buchhaltung als auch der allgemeinen Anwender im Webbrowser steigert.

Eine detaillierte Beschreibung des Projekts finden Sie hier.