Outlook – kompletní přehled

Cílem kurzu je kompletně seznámit účastníky s možnostmi a praktickým využitím funkcí MS Outlook. Jak plně a systémově správně ovládat elektronickou poštu, sdílené i soukromé kontakty, využití a sdílení kalendáře, úkoly a jejich přidělování. Budou také umět vyhledávat a třídit potřebné informace. Seznámí se s využitím Outlook v duchu metody organizace práce „GTD“ (Getting Things Done).
Jedná se o praktické a pokročilé možnosti při práci s MS Outlook zejména zaměřené na týmovou elektronickou komunikaci a spolupráci s dalšími aplikacemi Office365.

16 vyučovacích hodin ve dvou dnech

4 800,00 Kč (cena je uvedena bez DPH)

• MS Outlook – přehled modulů a dostupných aplikací.
• Práce s elektronickou poštou. Využití klávesových zkratek při tvorbě emailu.
• Nastavení efektivního zobrazení složek pošty.
• Různé typy pohledů, seskupování zpráv, automatické formátování došlých zpráv.
• Práce s příznaky, důležitostí, přílohou a formátem emailových zpráv.
• Automatické podpisy s logem, podpisové certifikáty.
• Další možnosti emailu – časování, přesměrování, hlasování.
• Automatizace zpracování došlých zpráv pomocí pravidel a rychlých kroků, podmíněného formátování.
• Funkce automatických odpovědí (mimo kancelář) – jak ji nastavit správně.
• Proč využívat vlastní složky a kategorie.
• Metodika GTD aneb, jak zpracovat doručenou poštu – 4 kroky k efektivitě.
• Rozšířené možnosti emailu – odvolání zprávy, úprava došlého emailu, znovu odeslání emailu.
• Práce se složkou Koncepty – tvorba šablonovitých emailů pro další využití.
• Hledání. Tvůrce výrazů, okamžité hledání, rozšířené hledání.
• Adresáře a jejich využití a sdílení. Globální adresář. Tvorba skupin kontaktů.
• Úkoly. Opakované úkoly, obnovované úkoly, využití úkolů v kalendářích.
• Přidělování úkolů a správné plnění a reporting přidělených úkolů.
• Kalendář: Typy událostí, jejich vlastnosti a konkrétní využití. Nastavení kalendáře a pohyb po něm.
• Pozvání na schůzku, její přijetí a aktualizace a sledování statistik přihlášení.
• Týmové kalendáře, tvorba vlastních kalendářů a jejich sdílení. Nastavení práv.
• Tvorba sdílených kalendářů (rezervace místností, vozidel a dalších zdrojů).
• Hromadné přidání jmenin nebo důležitých výročí do kalendáře. Zobrazování více kalendářů (kolize).
• Spolupráce modulů. Transformace položek mezi moduly (např. Úkol z emailu), řazení (třídění/filtrování položek). Delegování práv (např. zástup za nadřízeného), využití kategorií.
• Zásady správného psaní emailů - předmět zprávy, adresáti, oslovení, forma zprávy, podpis. Problematika spamu.
• Chráněná komunikace. Šifrování elektronické pošty a digitální podpis.
• Hrozby v emailové komunikaci. Jak identifikovat phishing, hoax a spam.
• Spolupráce s aplikací MS Teams a kdy ji využít.
• Další tipy a triky.
• Dotazy účastníků.